Weinhelp erstellt E-Rechnungen im Format
xrechnung_3.0

Damit das funktioniert, müssen einige Dinge beachtet werden

Es muss die eigene E-Mail-Adresse angegeben werden. Falls sie noch fehlt, bitte unter Stammdaten/ Email nachtragen.

Die eigene Umsatzsteuer-ID muss eingetragen sein, bitte unter Stammdaten / sonstiges kontrollieren.

Die eigenen Bankdaten müssen hinterlegt sein. Bitte ebenfalls unter Stammdaten / sonstiges / eigene Bankdaten prüfen.

Rabatte müssen pro Flasche auf den Cent genau berechnet werden.

E-Rechnungen werden NUR für Netto-Rechnungen erstellt.

Damit eine E-Rechnung erstellt wird, muss das Häkchen Mit E-Rechnung angehakt sein

Weitere wichtige Voraussetzungen

Einzelrabatte gemeinsam ausweisen

Falls mehr als ein Steuersatz auf einer Rechnung verwendet wird, MUSS Einzelrabatte gemeinsam ausweisen abgewählt sein. Nur so kann die richtige Steuer für die einzelnen Steuersätze berechnet werden.

Damit die Rabatte richtig ausgedruckt werden können, muss in den Stammdaten / Rechnung individuell die Spalte für Rabatt eingeschaltet sein, die Spalte für Einzelpreis auf ein Ende von ca. 11 cm gesetzt werden. Rabatt sollte ca. auf 13 cm gesetzt, Gesamtpreis auf ca. 14,5 cm.

Zahlungsbedingungen

Damit die Zahlungsbedingungen ausgewertet und in die ERechnung übernommen werden können, müssen diese auch im Feld Zahlungsbed. Stehen. Alles was in Hinweis, Text unter Rechnung etc. steht, wird nicht berücksichtigt.

Achten Sie darauf, dass Ihre Skontotexte einer dieser Muster entsprechen

Rechnung zahlbar binnen 7 Tagen abzüglich 2 % Skonto – Sonst binnen 30 Tagen ohne Abzüge.

Rechnungsbetrag abzüglich X% Skonto bei Zahlung innerhalb von Y Tagen

Zahlbar sofort ohne Abzug.

Betrag bar erhalten

Zahlungsziel: 6 Wochen bei 1,5% Skonto.

Zahlungsziel eine Woche

Der Rechnungsbetrag ist zahlbar innerhalb von 10 Tagen ohne jeglichen Abzug.
Zahlbar innerhalb 14 Tagen bei 3,0% Skonto.

Zahlungsart: SEPA-Lastschrift, Mandatsreferenz: #f
Der o.g. Betrag wird zum 04.11.24 von Ihrem Konto #d bei der #b, #e abgebucht.

Hier die Listen der Wörter über die weinhelp die entsprechende Zahlungsinformation herausfiltert

Für Lastschrift benötigen Sie außerdem einen Gläubiger Identifikationscode, den Sie bitte hier eintragen
Stammdaten / sonstiges / eigene Bankdaten

Hier wird auch die eigene GLN eingetragen, falls vorhanden. Sie wird nur dann in der E-Rechnung verwendet, wenn sie exakt 13 Stellen hat. Eine GLN ist immer 13-stellig und besteht nur aus Ziffern. GS1 Germany beschreibt die GLN als 13 Ziffern zur eindeutigen Identifikation von Unternehmen, Unternehmensteilen, Standorten.

Außerdem wird eine Mandatsreferenz benötigt. Diese geben Sie bei Ihrem Kunden ein.

Ebenso geben Sie die GLN des Kunden in der Kundenverwaltung ein. (Eine GLN ist immer 13-stellig und besteht nur aus Ziffern. GS1 Germany beschreibt die GLN als 13 Ziffern zur eindeutigen Identifikation von Unternehmen, Unternehmensteilen, Standorten.)

Hinweis zur Leitweg-ID

Die Leitweg-ID ist eine zwingend erforderliche Adressierungsinformation für elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) an öffentliche Auftraggeber in Deutschland. Sie ist vergleichbar mit einer Postleitzahl für E-Rechnungen.

Wer braucht eine Leitweg-ID?

Jeder, der eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) im Format XRechnung (oder einem anderen EN 16931-konformen Format wie ZUGFeRD ab Profil XRechnung) an eine der folgenden Stellen in Deutschland sendet:

• Bundesbehörden: Alle Bundesministerien und -ämter sind seit November 2020 verpflichtet, E-Rechnungen anzunehmen.
• Länderbehörden und Kommunen: Die Pflicht zur Annahme und Nutzung der Leitweg-ID gilt auch in den meisten Bundesländern und bei den zugehörigen Kommunen, Städten und Gemeinden .

Kurz gesagt: Wenn Ihr Kunde eine deutsche Behörde oder eine öffentliche Einrichtung ist, benötigen Sie die Leitweg-ID des Kunden, um eine gesetzeskonforme E-Rechnung zu stellen.

Wie erhalte ich die Leitweg-ID meines Kunden?

Sie müssen die Leitweg-ID immer direkt beim Rechnungsempfänger (Ihrem Kunden) erfragen, da diese individuell ist.

1. Im Bestellvorgang/Vertrag: Oft wird die Leitweg-ID bereits bei der Bestellung oder im Vertrag als Teil der Rechnungsadresse mitgeteilt.
2. Auf der Webseite des Kunden: Viele öffentliche Auftraggeber veröffentlichen ihre zentrale Leitweg-ID oder eine Anleitung, wie Sie diese für die richtige Unterabteilung generieren. Suchen Sie auf deren Webseite nach Stichworten wie „E-Rechnung“, „Leitweg-ID“ oder „XRechnung“.
3. Direkte Nachfrage: Die zuverlässigste Methode ist die direkte Nachfrage bei der zuständigen Fachabteilung, der Beschaffungsstelle oder der zentralen Rechnungsstelle des öffentlichen Auftraggebers.

Aufbau der Leitweg-ID

Die Leitweg-ID ist in der Regel maximal 35 Stellen lang, in der Praxis für die Adressierung jedoch meist 15 Stellen lang und besteht aus folgenden Komponenten:

Länge/Zeichen: Sie ist üblicherweise 15 Stellen lang und kann Zahlen sowie den Bindestrich (-) enthalten, muss aber exakt so angegeben werden, wie der Empfänger sie verlangt.

In Weinhelp wird die Leitweg-ID in der Kundenverwaltung bei dem jeweiligen Kunden gespeichert

Bestellnummer

Wenn der Kunde eine Bestellnummer in der e-Rechnung fordert, geben Sie SEINE Bestellnummer in der Rechnung im Reiter Bemerkung, Anlass…. genau so ein wie im Beispiel gezeigt. Das Wort Bestellnummer: und danach die Bestellnummer des Kunden

die Bestellnummer wird dann so
<ram:BuyerOrderReferencedDocument>
<ram:IssuerAssignedID>1234567890</ram:IssuerAssignedID>
</ram:BuyerOrderReferencedDocument>
übermittelt

Lieferschein-Nummer (von EDEKA gefordert)

Wenn der Kunde eine Lieferschein-Nummerin der e-Rechnung fordert, geben Sie SEINE Lieferschein-Nummer in der Rechnung im Reiter Bemerkung, Anlass…. genau so ein wie im Beispiel gezeigt. Das Wort Lieferschein-Nummer: und danach die Lieferschein-Nummer auf die sich die Rechnung bezieht des Kunden

die Bestellnummer wird dann so
<ram:DespatchAdviceReferencedDocument>
<ram:IssuerAssignedID>2345678901</ram:IssuerAssignedID>
</ram:DespatchAdviceReferencedDocument>
übermittelt